Por María Mercedes Armas (Psicóloga)
¿Tienes problemas para manejar tu tiempo?
- No me alcanza el tiempo.
- El tiempo se pasa volando.
- Hago todo a última hora.
- Quisiera que el día tuviera más de 24 horas.
Si usas estas expresiones con frecuencia, probablemente necesitas revisar la manera como administras tu tiempo. El uso del tiempo está estrechamente relacionado a la toma de decisiones y también con los hábitos cotidianos. La intención de este artículo es apoyarte a tener un manejo más eficiente de tu tiempo
- Ventajas de administrar positivamente tú tiempo.
Tenemos necesidades y compromisos en varios ámbitos de la vida, el tiempo es el factor que nos permite abarcar todo; y la cantidad de tiempo es la misma, eso no lo podemos cambiar, pero si la manera como lo distribuimos.
Podrás comprobar que la adecuada administración del tiempo es aplicable a todas las áreas vitales y te genera muchas ventajas, entre ellas:
- Aumentar tu eficiencia y productividad.
- Lograr más y mejores resultados en menos tiempo.
- Desarrollar una mayor capacidad de concentración, lo cual repercute en la rapidez y eficiencia.
- Sensación de ser más activos y enérgicos.
- Aumenta la motivación y la satisfacción.
- Nos apoya a enfocarnos en lo que si queremos y es importante para nosotros y a valorar más el tiempo del que disponemos.
- Nos apoya a ser más exitosos, al tomar decisiones acertadas y realistas.
- Disminución del estrés y la ansiedad.
- Aumenta la autoconfianza y también la confianza de los demás hacia nosotros.
- Nos apoya a evitar la procastinación lo postergación de las tareas a realizar.
- Nos permite sacar tiempo para descanso, recreación, disfrute de otras actividades o compartir social y familiarmente, por lo cual mejora nuestra calidad de vida.
- Herramienta 1: Haz un registro de tu tiempo.
Para esto te puede servir comenzar a registrar cuanto de tu tiempo diario dedicas actualmente a tus actividades personales y laborales, además de todos los otros roles que desempeñas. Puede resultar un poquito fastidioso hacer este registro pero te dará una información muy útil. Esto te servirá para:
- Evaluar si hay pérdidas o fugas de tiempo en otras actividades distractoras que pasan desapercibidas pero que consumen tu tiempo.
- Hacer cambios para equilibrar el uso del tiempo en las distintas áreas vitales.
- Tú y tu tiempo. ¿Cómo mejorar la relación?
Para iniciar necesitas tener claras y priorizadas las tareas a cumplir. A continuación te planteo varios métodos de clasificación de tareas que te ayudarán a gestionar tu tiempo de manera más eficiente y serán tus grandes aliados en este proceso:
- Herramienta 2: Análisis ABC
Este método te permite clarificar las tareas en las categorías de:
- Tareas importantes y urgentes.
- Tareas importantes no urgentes.
- Tareas ni importantes ni urgentes.
- Herramienta 3: Método POSEC
Esta es una manera de clasificar las tareas según una jerarquía en forma de pirámide, que va en el siguiente orden:
- Priorizar el tiempo y definir las tareas por objetivos.
- Organizar las tareas de manera regular para tener un éxito.
- Racionalizar las tareas que hay que hacer aunque no nos gusten.
- Economizar lo que se quiere o se tiene que hacer pero no es urgente.
- Contribuir en las pequeñas cosas que pueden marcar la diferencia.
- Herramienta 4: Método Eisenhower.
“Tengo dos tipos de problemas, el urgente y el importante. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente”. Dwight D. Eisenhower.
Clasifica las tareas en:
- Importante/Urgente ¡Hazlo ya!
- Importante/No urgente ¡Planifica!
- No importante/Urgente ¡Delega!
- Sin importancia ¡Elimínala! o posponla.
¿Qué se ha robado tú tiempo?
Hay que revisar las fugas de tiempo que a diario te hacen sentir que no te alcanzó y que no lograste las metas del día. Para identificarlas te he recomendado hacer un registro minucioso de tu tiempo.
Por lo menos por un periodo de una semana, registra a diario el tiempo que dedicas a cada una de las actividades sin dejar nada por fuera. Esto te permitirá diagnosticar claramente las fugas en actividades distractoras o irrelevantes que se roban tu valioso tiempo.
Sin embargo también hay que analizar las funciones que cumplen esas actividades porque podrían estar ofreciéndote algún beneficio, por ejemplo, relajar la tensión, darte espacio de contacto social, etc.
Luego te puedes construir un horario de tu día ideal, en el cual incluyas las tareas más importantes para el logro de tus metas pero no tan estricto o ajustado. En el horario hay que dejar espacio para que las actividades triviales o supuestamente irrelevantes tengan su pequeña porción de tiempo.
Los hábitos y el tiempo.
Para cambiar los patrones negativos en el uso del tiempo, necesariamente hay que revisar los hábitos. Partiendo del registro que has realizado, revisa que descubriste en cuanto a los hábitos que no te apoyan y los que sí. Clasifícalos.
Hay dos momentos del día súper importantes que van a determinar muchos de tus resultados y preguntarte si lo que haces apoya tus objetivos diarios.
- La hora de despertar. ¿Qué haces al despertar?
Las primeras horas el día van determinando el rumbo del día. Esto es de particular importancia cuando trabajas de manera autónoma y tú colocas tu horario y objetivos.
Un buen hábito para enfocarte:
Ten una libreta a la mano y, al despertar, escribe 3 tareas/objetivos que debes cumplir ese día sin falta. Eso enfocará tu mente y te será más fácil evaluar al final del día lo que has logrado; Para ello necesitas priorizar las 3 tareas/objetivos más importantes o urgentes que necesitas cumplir.
- La hora de dormir. ¿Cómo te preparas para dormir?
Antes de acostarte es el momento de evaluar lo alcanzado o no durante el día y además ese cierre diario te ayudará a estar en foco para el día siguiente. Quizás al inicio te cueste cumplir a diario, pero manteniendo tu intención y acción de manera consistente se hará cada vez más natural y automático hacerlo. Y podrás ver los beneficios de este hábito positivo.
- Otra herramienta:
Hasta ahora hemos hablado de varias herramientas que te apoyan para organizarte mejor y lograr potenciar tu tiempo dirigido hacia el logro de tus metas. Siempre destaco la utilidad de llevar registros escritos y hoy vamos a conversar un poco sobre el tablero de seguimiento tipo Kanban, el cual es una tabla muy sencilla de 4 columnas y tantas filas como necesites.
La manera de llenarla consiste en escribir en la primera columna, titulada Tareas, la lista de tareas en orden de prioridad o importancia y a la derecha están las otras tres columnas encabezadas por los títulos:
- Por hacer
- En proceso
- Hecho
Su uso consiste en marcar el punto donde se encuentra cada tarea y sus ventajas:
- Es visual.
- Es dinámica.
- Es estimulante.
- Nos apoya a organizarnos.
- Permite identificar rápidamente las tareas y en cuál etapa se encuentran (Por hacer, en proceso o hecho)
Todos tenemos 24 horas al día, ni más ni menos.
El tiempo es una dimensión muy valiosa e irrecuperable de nuestra vida; bien vale la pena tomar conciencia de él y aprender estrategias para sacarle el mayor provecho para el logro de todo lo que nos proponemos. El tiempo es nuestro aliado si decidimos apreciarlo y usarlo de manera provechosa. Espero que esta publicación sobre la mejor gestión del tiempo te sirva y estoy segura de que al aplicarla, notarás mayor eficiencia en el logro de tus objetivos cotidianos.
